Organizaciones sin fines de lucro · Chile
Protocolos operativos
Cada procedimiento que una organización ejecuta sobre DispensAI está escrito, versionado y auditable. Este es el catálogo completo de los protocolos vigentes, con su alcance, sus controles, los indicadores que los miden y la evidencia que dejan.
- Vigentes
- 39
- Bloques
- 9
- Criticidad alta
- 9
39 protocolos
Gobernanza
3- GOV-002 Control documental corporativo Mantener la documentación constitutiva y habilitante de la organización sin fines de lucro completa, vigente, versionada y disponible para acreditar su existencia legal ante cualquier requerimiento. v1.0
- GOV-004 Control de versiones documentales Garantizar que en todo momento exista una única versión vigente de cada documento controlado, que las versiones anteriores se conserven íntegras y que cualquier documento emitido pueda vincularse con la versión que lo originó. v1.2
- GOV-003 Actas, acuerdos y resoluciones internas Dejar constancia escrita, ordenada y verificable de cada decisión del órgano de gobierno, de modo que cualquier acto de la organización pueda remitirse al acuerdo que lo autorizó. v1.1
Admisión
8- ADM-001 Solicitud de tratamiento Recibir y dejar constancia de la solicitud de tratamiento de una persona que pide incorporarse al acompañamiento de la organización, con su respaldo documental completo y su consentimiento expreso. Crítica
- ADM-002 Admisibilidad documental Verificar que el respaldo documental de una solicitud está completo, es legible y corresponde a la persona solicitante, antes de que la solicitud pase a revisión de fondo. Crítica
- ADM-004 Revisión de receta y vigencia Establecer la vigencia de la receta médica y el volumen mensual que ampara, para que toda actuación posterior de la organización se apoye en una indicación médica vigente y acotada. Crítica
- ADM-005 Consentimiento de datos personales y sensibles Obtener y conservar el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco de cada solicitante para tratar sus datos personales y sus datos sensibles de salud, y dejar constancia verificable de cuándo y sobre qué texto se otorgó. Crítica
- ADM-009 Aprobación para acompañamiento interno Formalizar la resolución interna por la cual la organización acepta acompañar a una persona solicitante, dejando constancia de quién resolvió, cuándo y sobre qué base documental. Crítica
- ADM-006 Firma electrónica simple interna Obtener y conservar la firma electrónica simple del socio como respaldo de su consentimiento y de los documentos que la organización le emite. v1.2
- ADM-007 Observación de antecedentes incompletos Registrar que un expediente presenta antecedentes incompletos, comunicar al solicitante qué debe subsanar y hacer seguimiento hasta que el expediente esté completo o se resuelva su cierre. v1.1
- ADM-008 Rechazo fundado Asegurar que el rechazo de una solicitud de incorporación quede fundado, registrado y comunicado al solicitante, de modo que la organización pueda acreditar que actuó con criterio objetivo y no arbitrario. v1.1
Entrevistas
4- ENT-004 Cierre y firma de entrevista Cerrar la entrevista de admisión dejando las respuestas conformadas, firmadas por la persona entrevistada y consolidadas en un documento íntegro, que es la base de la resolución posterior. Crítica
- ENT-001 Agendamiento de entrevista Establecer cómo la organización agenda una entrevista de admisión, asegurando que la persona solicitante conozca la fecha, la modalidad y el medio de acceso con suficiente anticipación. v1.2
- ENT-005 Generación y custodia del PDF de entrevista Establecer cómo se genera el documento consolidado de la entrevista de admisión, cómo se custodia en almacenamiento privado y cómo se accede a él con garantías de integridad. v1.2
- ENT-006 Derivación por hallazgos o dudas Establecer qué hace la organización cuando en una entrevista de admisión aparece un hallazgo o una duda que el Entrevistador no puede resolver por sí solo, de modo que la decisión sea colegiada, fundada y quede asentada. v1.2
Documentos
3- DOC-001 Generación de ficha de ingreso Producir la ficha de ingreso de cada solicitante como documento íntegro, con los datos verificados de su expediente, su firma y la identidad de la organización, y dejarlo en custodia. Crítica
- DOC-003 Plantillas PDF y variables editables Controlar cómo se crean, editan, versionan y previsualizan las plantillas PDF de la organización, de modo que ningún cambio introduzca variables no autorizadas, borre cláusulas legales canónicas o se haga sin trazabilidad. v1.1
- DOC-006 Sellado criptográfico de documentos Dejar constancia verificable e independiente de que un documento existió con un contenido determinado en un momento determinado, de modo que cualquier alteración posterior sea detectable. v1.0
Atención
5- ATN-005 Bloqueo por receta vencida Garantizar que ninguna dispensación se entregue con base en una receta médica cuya vigencia haya expirado, y que el socio y la organización dispongan de información accionable para regularizar la situación. Crítica
- ATN-002 Atención de consultas por Nim autenticado Establecer cómo el asistente Nim responde consultas del socio autenticado, dentro de los límites del rol de asistente informativo, sin sustituir criterio clínico ni indicación médica. v1.1
- ATN-003 Escalamiento humano desde chatbot Definir cuándo y cómo se traslada una consulta de Nim a una persona de la organización, de modo que ningún caso con necesidad de atención humana quede sin seguimiento. v1.1
- ATN-004 Actualización de perfil y receta Asegurar que los datos personales y la documentación médica del socio se mantengan vigentes y exactos, que su modificación esté autorizada y que el cambio de la documentación quede registrado. v1.2
- ATN-006 Seguimiento de casos observados Asegurar que un expediente de admisión detenido por una observación reciba seguimiento activo, tenga plazo y no quede olvidado sin resolución ni comunicación. v1.1
Catálogo
2- CAT-003 Creación de formato / presentación Registrar un formato de presentación de una medicina ya existente, vinculándolo a un lote de origen y definiendo los gramos de flor que consume cada unidad, de modo que la trazabilidad gramo a gramo pueda operar. Crítica
- CAT-001 Alta de producto padre Registrar un nuevo tipo de medicina en el catálogo de la organización, de modo que pueda recibir formatos y quedar disponible para la asignación de lotes y la posterior dispensación. v1.2
Calidad
7- CAL-002 Apertura de ticket o queja Garantizar que toda queja o solicitud de un socio quede registrada con folio, quede trazable desde su origen hasta su cierre y sea consultable por quien la presentó, incluso sin sesión iniciada. v1.0
- CAL-003 Autoapertura de ticket por evaluación baja Garantizar que una evaluación con promedio inferior a 4 genere automáticamente un ticket de queja trazable, sin depender de que el socio lo solicite. v1.1
- CAL-004 Investigación de queja Asegurar que toda queja recibida sea investigada antes de resolverse, con un responsable asignado, un plazo máximo según prioridad y registro de cada transición de estado. v1.2
- CAL-005 Respuesta y cierre de ticket Asegurar que toda queja reciba una respuesta documentada y visible para el socio antes de cerrarse, y que el cierre quede registrado en el historial de workflow. v1.2
- CAL-006 Derivación de un caso a no conformidad Asegurar que un caso que revela una falla del proceso —y no sólo un incidente aislado— se trate como no conformidad, con causa raíz identificada, acción correctiva con responsable y plazo, y verificación posterior de que la acción sirvió. v1.1
- CAL-007 Revisión periódica de incidentes y eventos centinela internos Asegurar que los incidentes registrados se revisen de forma agregada y periódica, para detectar patrones que ningún caso individual revela, y que un evento de gravedad excepcional dispare revisión inmediata aunque haya ocurrido una sola vez. v1.1
- CAL-001 Evaluación de producto por la persona socia Asegurar que la persona socia pueda dejar constancia estructurada de su percepción sobre un producto que recibió, y que una percepción baja abra un caso de calidad sin depender de que alguien lo note. v1.1
Finanzas
3- FIN-003 Revisión y aprobación de gasto Garantizar que ningún gasto de la organización se imputa a sus estados financieros sin una revisión y una decisión expresa de quien tiene atribución para autorizarlo. v1.1
- FIN-001 Registro de gasto Garantizar que todo gasto de la organización queda registrado con respaldo documental antes de ser aprobado. v1.1
- FIN-005 Conciliación administrativa mensual Garantizar que al cierre de cada mes los aportes acreditados y los gastos aprobados en el sistema cuadran con los movimientos efectivos de las cuentas de la organización, y que todo descuadre queda explicado y documentado. v1.1
Formación
4- FOR-002 Inducción de las personas que revisan solicitudes Asegurar que quien revisa una solicitud de ingreso aplique el mismo criterio que aplicaría cualquier otra persona revisora de la organización, y que esa uniformidad se construya con una inducción acreditada antes de la primera revisión y se sostenga con calibración periódica. v1.2
- FOR-004 Revisión periódica de los protocolos Asegurar que cada protocolo sea revisado en el plazo que él mismo declara, y que un protocolo que dejó de describir la operación real se corrija, se retire o se declare desactualizado, en lugar de seguir publicado como si fuera vigente. v1.1
- FOR-005 Monitoreo e indicadores de la operación Asegurar que la organización defina qué mide, lo mida con un método estable, revise el resultado en una instancia con capacidad de decidir, y que el desvío de un indicador produzca una decisión registrada en lugar de quedar en el informe. v1.1
- FOR-001 Capacitación de las personas con acceso administrativo Asegurar que ninguna persona opere el panel administrativo sin haber recibido y acreditado la capacitación correspondiente a las funciones que va a ejercer, y que esa acreditación quede registrada, vigente y verificable. v1.2
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