Generación de ficha de ingreso

1. Objetivo

Establecer cómo se produce, con qué datos y con qué controles, la ficha de ingreso de una persona solicitante, y dónde queda custodiada.

2. Alcance

Cubre la generación de la ficha de ingreso: plantilla, datos, firma, producción del archivo y su puesta en custodia.

No cubre:

• la declaración jurada → DOC-002;
• la edición de la plantilla → DOC-003;
• la custodia técnica y el control de acceso → DOC-005;
• el sellado criptográfico → DOC-006;
• la revocación del documento → DOC-008.

3. Definiciones

• Ficha de ingreso: documento que consolida los antecedentes de la persona solicitante y su tratamiento prescrito, firmado por ella.
• Plantilla: estructura editable del documento, con posiciones donde se insertan los datos.
• Variable: marca dentro de la plantilla que se sustituye por un dato del expediente.
• Versión de plantilla: número que identifica la redacción vigente al momento de generar.
• Documento inmutable: una ficha generada no se modifica. Un cambio exige generar una nueva.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Admin documental	Es dueño del protocolo. Mantiene la plantilla y verifica que las fichas se generen.
Admisión	Verifica que los datos del expediente estén corregidos antes de una regeneración.
Persona solicitante	Aporta la firma que se embebe.
Sistema	Interpola, produce el archivo, lo pone en custodia y lo referencia desde el expediente.

5. Disparador de inicio

Cualquiera de estos dos:

1. La persona confirma su solicitud de tratamiento (ADM-001, paso 8).
2. El Admin documental solicita una regeneración porque se corrigieron datos del expediente.

6. Requisitos previos

• Existe la plantilla de ficha de ingreso, aprobada y vigente (DOC-003).
• El perfil de la persona tiene sus datos de identificación.
• La firma de la persona está en custodia.
• La identidad visual de la organización está configurada.

7. Entradas

Origen	Datos
Perfil	Nombre completo, RUT, contacto, domicilio
Datos extraídos	Diagnóstico, medicamento indicado, dosis
Firma	Trazo de la persona, en custodia
Identidad de la organización	Logo, colores, tipografías
Fecha	Fecha de generación

8. Procedimiento paso a paso

1. El sistema carga la plantilla vigente y la identidad visual de la organización.
2. El sistema reúne los datos del §7 desde el expediente.
3. El sistema sustituye cada variable de la plantilla por su dato. Una variable sin dato se sustituye por vacío; no se imprime la marca de la variable en el documento.
4. El sistema produce el archivo, embebiendo la firma y aplicando la identidad visual.
5. El sistema guarda el archivo en custodia privada, con un nombre que no revela datos de la persona más allá de su identificador interno.
6. El sistema referencia el archivo desde el expediente.
7. El sistema registra la generación.

Una ficha ya generada no se altera. Si cambian los datos, se genera una ficha nueva; la anterior se conserva o se revoca conforme a DOC-008.

9. Puntos de control

#	Control	Momento
C1	Plantilla vigente cargada	Paso 1
C2	Datos del expediente disponibles	Paso 2
C3	Ninguna marca de variable sin sustituir en el documento final	Paso 3
C4	Firma embebida	Paso 4
C5	Archivo en custodia privada, nunca de acceso público	Paso 5
C6	Expediente referencia el archivo	Paso 6
C7	Generación registrada	Paso 7

10. Criterios de decisión

Situación	Resultado
Datos y firma presentes	Ficha generada y referenciada
Falta la firma	No se genera. Se completa la firma primero
Faltan datos extraídos	Se genera con esos campos vacíos y se anota. La ficha existe; su completitud se resuelve en ADM-002
Datos corregidos después de generar	Se regenera; la ficha anterior se conserva o se revoca
Falla la generación	El expediente queda sin ficha y se trata conforme a ADM-007

11. Excepciones y escalamiento

• Falla en la generación durante el registro. El expediente queda sin ficha. No se rechaza a la persona por esto: el Admin documental regenera. Es el caso previsto en ADM-001 §11.
• Corrección de datos por Admisión. Toda corrección relevante conforme a ADM-002 obliga a regenerar. Una ficha con datos que el expediente ya corrigió es peor que no tener ficha.
• Cambio de plantilla. Las fichas ya generadas no se regeneran en bloque. Cada una conserva la plantilla vigente al momento de su generación. Regenerar en bloque alteraría documentos ya firmados.
• Solicitud de la persona de acceder a su ficha. Se entrega por enlace temporal autenticado, nunca por dirección pública ni por adjunto sin control (DOC-005).

12. Registros generados

• Ficha de ingreso en custodia privada.
• Referencia al archivo desde el expediente.
• Registro de auditoría de la generación.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Expedientes con ficha	Expedientes con ficha ÷ expedientes registrados	100 %	Registro de perfiles
Fichas sin firma	Fichas generadas sin firma embebida	0	Revisión documental
Tiempo de generación	Duración de la producción del archivo	≤ 5 segundos	Registro de generación
Regeneraciones	Regeneraciones ÷ fichas generadas	Monitoreo; si sube, revisar ADM-002	Registro de generación

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Ficha con datos erróneos usada como respaldo	Regeneración obligatoria tras corrección (§11)	Correctivo
Ficha sin firma	C4 y criterio del §10	Preventivo
Marcas de variable visibles en el documento	C3	Preventivo
Exposición del documento a terceros	C5, custodia privada y enlace temporal	Preventivo
Alteración de un documento ya emitido	Inmutabilidad del §8; el cambio se hace por documento nuevo	Preventivo
Regeneración masiva que altera documentos firmados	Regla explícita del §11 contra la regeneración en bloque	Preventivo
Expediente sin ficha por falla silenciosa	Indicador de expedientes con ficha; tratamiento por ADM-007	Detectivo

15. Normativa y referencias

• Ley 19.628, sobre protección de la vida privada.
• Ley 19.799, sobre documentos electrónicos y firma electrónica. La firma embebida es firma electrónica simple; no equivale a firma avanzada ni el documento cumple un estándar de firma certificada.
• Ley 21.719, sobre protección de datos personales.
• DOC-003 sobre plantillas, DOC-005 sobre custodia, DOC-006 sobre sellado, DOC-008 sobre revocación.

16. Anexos y formularios vinculados

• Plantilla de ficha de ingreso, versionada.
• Catálogo de variables admitidas en la plantilla.

17. Implementación en el sistema

El protocolo está implementado. Corresponde al flujo documentado en [[wiki/entities/dispensai/flujos/pdfs-generacion]].

Elemento del protocolo	Dónde vive
Paso 1	Plantilla de tipo ficha de ingreso, más la identidad visual del tenant
Paso 3	Interpolación de variables sobre la estructura de la plantilla
Paso 4	Producción del archivo con la firma embebida desde la custodia
Paso 5	Archivo en almacenamiento privado, bajo la ruta del solicitante
Paso 6	Campo del perfil que referencia la ficha
Regla de no regenerar en bloque	Los documentos ya generados conservan la versión de plantilla usada

Brechas conocidas:

1. La versión de plantilla no se registra en el documento generado. La plantilla lleva un número de versión, pero la ficha no guarda cuál se usó. Reconstruirlo exige cruzar la fecha de generación contra el historial de la plantilla. Es el mismo tipo de brecha que ADM-005 tiene con la versión del texto de consentimiento.
2. La generación no es transaccional respecto del registro de la solicitud. Una falla deja el expediente sin ficha, sin reintento automático. El control es el indicador del §13 y la revisión de Admisión.
3. Sin sello temporal certificado. El documento no cumple un estándar de firma avanzada. DOC-006 ancla el documento en una cadena verificable, lo que mitiga pero no sustituye la certificación.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-28	Versión inicial, derivada del pipeline de documentos auditado	Admin documental