Capacitación de las personas con acceso administrativo

1. Objetivo

Establecer cómo la organización capacita a las personas que van a operar el panel administrativo, cómo acredita esa capacitación antes de habilitar el acceso, y cómo mantiene esa acreditación vigente cuando el sistema o el procedimiento cambian.

2. Alcance

Cubre la determinación de la competencia necesaria por función, la entrega de la capacitación, su acreditación, la conservación del registro y la recapacitación por cambio relevante.

No cubre:

• la inducción específica de quienes revisan solicitudes de ingreso → FOR-002, que exige esta capacitación como requisito previo y añade criterio de revisión;
• la concesión técnica del acceso y la revisión periódica de permisos → SEG-001;
• el control de los cambios que disparan la recapacitación → FOR-003;
• la capacitación de las personas socias, que no es materia de este protocolo;
• la formación clínica o profesional del equipo, que se acredita por título y no por este procedimiento.

3. Definiciones

• Persona con acceso administrativo: quien tiene credenciales que le permiten operar el panel de administración de la organización.
• Competencia necesaria: el conjunto de conocimientos que una función exige para ejecutarse sin producir daño. Se define por función, no por persona.
• Acreditación: constancia con fecha, contenido, persona instructora y firma de que la capacitación se recibió y se comprendió.
• Vigencia: período durante el cual una acreditación se considera válida. Vence por plazo o por cambio relevante del sistema.
• Cambio relevante: modificación del sistema o del procedimiento que altera lo que la persona aprendió, aunque la pantalla se vea igual.
• Recapacitación: capacitación posterior sobre lo que cambió. No repite el temario completo.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Jefatura	Es dueña del protocolo. Define la competencia necesaria por función y autoriza la habilitación.
TI	Entrega la capacitación técnica sobre el sistema y avisa de los cambios relevantes.
Persona instructora	Imparte la capacitación y firma la constancia. Puede ser de Jefatura o de TI.
Persona capacitada	Recibe la capacitación, acredita su comprensión y firma.
Calidad	Custodia el registro consolidado y verifica su vigencia.
Dirección	Aprueba el plan de capacitación y sus modificaciones.

5. Disparador de inicio

Cualquiera de estos cuatro:

1. Se decide otorgar acceso administrativo a una persona.
2. Una persona ya habilitada asume una función nueva dentro del panel.
3. Se produce un cambio relevante del sistema o del procedimiento.
4. Vence la vigencia de una acreditación existente.

6. Requisitos previos

• El plan de capacitación por función está aprobado y actualizado.
• El material de capacitación corresponde a la versión del sistema que la persona va a operar.
• Está definido el plazo de vigencia de la acreditación.
• Está definido qué constituye un cambio relevante y quién lo declara.
• Existe un registro consolidado con custodia asignada.

7. Entradas

• La función que la persona va a ejercer y el alcance de acceso que requiere.
• El plan de capacitación vigente para esa función.
• El material de capacitación en su versión actual.
• El registro consolidado, para verificar si existe acreditación previa.

8. Procedimiento paso a paso

1. Jefatura identifica la función que la persona ejercerá y determina la competencia necesaria según el plan.
2. Jefatura verifica en el registro consolidado si la persona ya tiene acreditación vigente para esa función. Si la tiene, el procedimiento termina y se deja constancia de la verificación.
3. La persona instructora imparte la capacitación sobre el material vigente, cubriendo como mínimo: qué acciones son irreversibles, qué datos son sensibles y por qué, qué queda registrado de lo que se hace, y a quién escalar ante una duda.
4. La persona capacitada acredita su comprensión mediante la evaluación definida en el plan.
5. Si la evaluación no se supera, se repite la capacitación sobre los puntos deficientes. No se habilita el acceso con una evaluación no superada.
6. La persona instructora y la persona capacitada firman la constancia individual, con fecha, contenidos cubiertos y versión del material.
7. Calidad incorpora la constancia al registro consolidado y anota la fecha de vencimiento.
8. Recién entonces Jefatura autoriza la habilitación del acceso, que se ejecuta según SEG-001.
9. Cuando TI declara un cambio relevante, Jefatura determina a qué funciones afecta y convoca la recapacitación de las personas involucradas.
10. Calidad revisa periódicamente el registro consolidado, identifica las acreditaciones vencidas o por vencer y las informa a Jefatura.
11. Cuando una persona deja de ejercer la función, se registra el término y se retira el acceso según SEG-001. La constancia se conserva.

Los once pasos se ejecutan fuera del sistema. Ver §17.

9. Puntos de control

#	Control	Momento	Naturaleza
C1	Competencia necesaria determinada antes de capacitar	Paso 1	Humano
C2	Verificación de acreditación previa, con constancia	Paso 2	Humano
C3	Cobertura mínima de contenidos, incluidas las acciones irreversibles	Paso 3	Humano
C4	Evaluación de comprensión superada	Paso 4	Humano
C5	No se habilita acceso sin acreditación	Paso 8	Humano
C6	Registro consolidado actualizado con fecha de vencimiento	Paso 7	Humano
C7	Recapacitación tras cambio relevante	Paso 9	Humano
C8	Revisión periódica de vigencias	Paso 10	Humano
C9	Término registrado y acceso retirado	Paso 11	Humano

Los nueve controles son humanos. Ninguno está respaldado por una restricción de base de datos ni por una guarda de la aplicación: el sistema no sabe si quien opera está capacitado, y no puede impedirlo. C5 es el control que sostiene todo el protocolo y es precisamente el que el sistema no puede hacer cumplir.

10. Criterios de decisión

Situación	Decisión
Acreditación vigente para la función solicitada	No se recapacita; se deja constancia de la verificación
Acreditación vigente para otra función	Se capacita sobre la diferencia, no sobre el temario completo
Acreditación vencida por plazo	Recapacitación completa
Cambio relevante declarado	Recapacitación acotada a lo que cambió
Evaluación no superada	No se habilita el acceso
Urgencia operativa sin capacitación posible	Ver §11; nunca habilitación sin acreditación

Un cambio de aspecto de la interfaz que no altera lo que la acción hace no es un cambio relevante. Un cambio que altera lo que la acción hace sí lo es, aunque la pantalla se vea igual. Esta distinción es la que hace útil el paso 9.

11. Excepciones y escalamiento

• Urgencia operativa. No habilita el acceso sin acreditación. Se resuelve con acompañamiento: una persona acreditada ejecuta la acción, y el registro queda a su nombre. Si Dirección autoriza una excepción, se documenta con motivo, plazo y acompañamiento obligatorio, y se cierra con la capacitación pendiente.
• Persona externa con acceso temporal. Capacitación acotada al alcance temporal, con vigencia igual a la duración del acceso y compromiso de confidencialidad firmado.
• Cambio relevante que no puede esperar. Se despliega y se comunica de inmediato por el canal interno; la recapacitación formal se ejecuta dentro del plazo definido y se registra el desfase.
• Persona que no supera la evaluación tras dos intentos. Escala a Jefatura, que decide si reasigna la función.
• Registro consolidado extraviado o incompleto. Se trata como no conformidad según CAL-006: sin registro, no hay acreditación demostrable, y todas las acreditaciones afectadas se rehacen.

12. Registros generados

• Plan de capacitación por función, con su versión y aprobación.
• Constancia individual de capacitación, firmada.
• Resultado de la evaluación de comprensión.
• Registro consolidado con estado de vigencia por persona y función.
• Constancia de recapacitación, con el cambio que la motivó.
• Constancia de término de función.

Todos estos registros son documentales y externos al sistema. Ver §17.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Cobertura de capacitación vigente	Personas con acceso y acreditación vigente ÷ personas con acceso	100 %	Registro documental
Desfase de habilitación	Días entre habilitación de acceso y acreditación	0	Registro documental
Recapacitación por cambio	Cambios relevantes con recapacitación ÷ cambios relevantes	100 %	Registro documental y FOR-003
Aprobación en primer intento	Evaluaciones superadas al primer intento ÷ evaluaciones	Seguimiento	Registro documental
Incidentes por desconocimiento	Casos atribuidos a desconocimiento del sistema ÷ casos totales	Tendencia a la baja	CAL-004

El primer indicador debe valer 100 % por definición del §9: cualquier valor menor significa que hay personas operando el panel sin acreditación, que es exactamente el riesgo principal. El segundo debe valer cero: un valor positivo significa que el acceso se habilitó antes que la capacitación, y no después.

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Acceso habilitado antes de capacitar	C5, y el indicador de desfase	Preventivo
Capacitación sin acreditar comprensión	C4	Preventivo
Acreditación que envejece sin que nadie lo note	C8. Sin aviso automático: ver brecha 4	Detectivo
Cambio del sistema que nadie comunica	C7 y el enlace con FOR-003	Preventivo
Material desactualizado respecto del sistema	Versión del material en la constancia, paso 6	Detectivo
Persona que deja la función y conserva el acceso	C9 y la revisión de SEG-001	Detectivo
Registro de capacitación perdido	Custodia asignada y regla del §11	Correctivo
El sistema no distingue quién está capacitado	Ver brechas 1 a 4 de la §17	—

15. Normativa y referencias

Norma	Cláusula	Qué paso la cubre
ISO 9001:2015	§7.2, competencia	Pasos 1 a 7: determinar, capacitar, evaluar y conservar la evidencia
ISO 9001:2015	§7.3, toma de conciencia	Paso 3, en particular la cobertura de acciones irreversibles y consecuencias
ISO 27001:2022	A.6.3, concienciación, educación y capacitación	Pasos 3 y 9, sobre el tratamiento de datos sensibles
ISO 26000:2010	Materia 6.4.7, desarrollo humano y formación	Pasos 1 a 8 como práctica laboral
Ley 21.719	Art. 14 quinquies, medidas de seguridad	Paso 8: quien accede a datos de salud debe estar habilitado

Precisiones que acotan estas citas:

• ISO 26000 no es certificable. Es una guía de responsabilidad social.
• Cobertura no es cumplimiento. Que un paso mapee a §7.2 no significa que la organización cumpla §7.2 ni que esté certificada. Con los nueve controles humanos y sin respaldo en el sistema, la afirmación de cumplimiento se sostiene en el registro documental, no en este documento.
• Existe en el repositorio un formato documental de registro de capacitación asociado al modelo de prevención de delitos. Su artículo aplicable no se verificó contra el texto oficial en esta redacción y por eso no figura en el campo de normativa.
• Nada de este protocolo constituye asesoría legal ni certificación de una autoridad.

Protocolos relacionados: [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FOR-002]], [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FOR-003]], [[wiki/entities/dispensai/protocolos/SEG-001]], [[wiki/entities/dispensai/protocolos/CAL-006]].

16. Anexos y formularios vinculados

• Plan de capacitación por función.
• Formato de constancia individual de capacitación.
• Pauta de evaluación de comprensión.
• Formato del registro consolidado.
• Criterio de cambio relevante y plazo de recapacitación.
• Compromiso de confidencialidad.

17. Implementación en el sistema

Este protocolo no está implementado en el sistema. Se ejecuta íntegramente sobre registros documentales que la organización mantiene fuera de DispensAI. El sistema no sabe quién está capacitado, no lo pregunta y no puede impedir que alguien sin capacitación opere.

Elemento del protocolo	Dónde vive
Material de capacitación	Manual de administración versionado en el repositorio del producto
Incorporación de una organización nueva	Tres documentos de puesta en marcha: cuestionario, lista de cuentas y entrega de credenciales
Registro de capacitación del modelo de prevención de delitos	Formato documental en el repositorio, fuera del sistema
Habilitación técnica del acceso	Fuera de este protocolo: SEG-001
Pasos 1 a 11	Fuera del sistema. Registro documental de la organización

Brechas conocidas:

1. No existe almacén de capacitación en el sistema. Las tablas que registraban formación y competencias del personal fueron eliminadas por la migración de puesta en espera del módulo de calidad, y ninguna migración posterior las recrea. Se verificó contra la base de datos de un tenant el 2026-08-29: ninguna de las dos existe. Consecuencia: no hay dónde registrar dentro del sistema que una persona fue capacitada, y los nueve puntos de control del §9 quedan sostenidos sólo por el registro documental.

2. La única tabla de capacitación que sobrevive no la usa ningún código. Existe en la base de datos del tenant observado una tabla de capacitación asociada al módulo de cumplimiento anticorrupción, con diez columnas. Se buscó en toda la aplicación y ningún archivo la lee ni escribe en ella: no hay ruta, no hay formulario, no hay acción de servidor. Es un almacén inalcanzable. Encontrarla en un inventario de tablas puede leerse, en una revisión superficial, como evidencia de que el control existe. No lo es.

3. El evento de capacitación completada está declarado pero nunca se emite. El vocabulario de eventos del sistema incluye el tipo correspondiente, y la matriz de severidad del servicio externo lo clasifica. Ningún punto del código lo emite. Y aunque se emitiera, el registro de eventos es un no-op silencioso mientras la bandera que lo gobierna siga apagada, como está hoy en todo el parque.

4. No hay aviso de acreditación por vencer. El control C8 depende de que alguien revise el registro documental. No existe proceso programado que avise. Una acreditación puede vencer sin que nadie lo advierta hasta la siguiente revisión manual.

5. El sistema no distingue entre administración capacitada y no capacitada. El perfil de una persona admite tres valores de rol y ninguno de ellos expresa competencia ni habilitación. No hay atributo que el sistema pueda consultar para decidir si permite una acción. Por eso C5 —el control que sostiene el protocolo— no puede hacerse cumplir por el sistema, sólo por el procedimiento.

Lo que esto significa en la práctica. La organización puede conducir legítimamente su capacitación con registros documentales, firmas y constancias: un ciclo de competencia llevado así es válido. Lo que no puede afirmarse es que el sistema lo ejecute, lo controle o lo evidencie. DispensAI no es evidencia de este protocolo, y cualquier revisión externa debe dirigirse al registro documental de la organización.

Brecha observada en auditoría 2026-08-31

• 🗃️ Tabla anti_bribery_training declarada con anotación ‘existe en la base, sin ninguna ruta ni acción que la use — ver §17’ — la anotación inline del frontmatter (existe en la base, sin ninguna ruta ni acción que la use — ver §17) anticipaba el estado. Acción correctora: ajustar el frontmatter o crear la tabla si corresponde.
• 📡 Evento anti_bribery_training_completed declarado con anotación ‘declarado en el vocabulario; sin emisor y sin registro operativo — ver §17’ — verificado por ausencia de call-sites en lib/ y app/ de dispensai/. La anotación inline del frontmatter (declarado en el vocabulario; sin emisor y sin registro operativo — ver §17) anticipaba la brecha; esta auditoría la confirma con verificación de código.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-29	Versión inicial, levantada con el harness de protocolos sobre el sistema real	Jefatura
1.0+audit-2026-08-31	2026-08-31	Detectados gaps en auditoría: anti_bribery_training, anti_bribery_training_completed. §17 actualizada para documentar la brecha con evidencia de código. Estado documental sin cambio.	Auditoría automática
1.2	2026-09-10	Corrección de numeración normativa: el deber de adoptar medidas de seguridad es el Art. 14 quinquies de la Ley 21.719, no el 14 ter (deber de información); verificado contra el texto oficial (BCN, idNorma 1209272).	Harness dispensai-protocolos