Actas, acuerdos y resoluciones internas

1. Objetivo

Asegurar que toda decisión del órgano de gobierno de la organización sin fines de lucro quede registrada en un acta, se numere como resolución cuando corresponda, se conserve sin alteración y pueda vincularse con los actos que autoriza.

2. Alcance

Cubre el ciclo completo de una decisión del órgano de gobierno: citación, sesión, registro de asistencia y quórum, redacción del acta, aprobación, firma, numeración de la resolución, archivo y consulta posterior.

No cubre:

• los documentos constitutivos de la organización → GOV-002;
• las reglas generales de versionado documental → GOV-004;
• las decisiones del comité de revisión interna → GOV-006, que registra sus acuerdos siguiendo este protocolo;
• el acta de una entrevista de admisión, que es un documento clínico-administrativo del bloque ENT y no un acta de gobierno.

3. Definiciones

• Órgano de gobierno: directorio, consejo o asamblea, según los estatutos de la organización.
• Sesión: reunión formal del órgano de gobierno, ordinaria o extraordinaria.
• Quórum: número mínimo de integrantes exigido por los estatutos para sesionar y para acordar.
• Acta: registro escrito de lo tratado y de lo acordado en una sesión.
• Acuerdo: decisión adoptada en sesión.
• Resolución: acuerdo formalizado con numeración correlativa, que habilita a la organización a ejecutar un acto determinado.
• Libro de actas: registro correlativo de las actas, foliado y firmado.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Dirección	Convoca, preside y responde por la validez de los acuerdos.
Secretaría	Es dueña del protocolo. Cita, registra asistencia y quórum, redacta el acta y custodia el libro.
Integrantes del órgano	Asisten, deliberan, votan y firman el acta.
Admin documental	Archiva el acta firmada en el registro corporativo y la enlaza con la resolución.
Sistema	Conserva el listado de resoluciones vigentes, custodia el acta archivada con su historial de versiones y registra el archivo en auditoría.

5. Disparador de inicio

Cualquiera de estos tres:

1. Convocatoria a sesión ordinaria según la periodicidad de los estatutos.
2. Convocatoria a sesión extraordinaria por materia urgente.
3. Requerimiento de un acuerdo formal para ejecutar un acto que los estatutos reservan al órgano de gobierno.

6. Requisitos previos

• La organización tiene personalidad jurídica vigente y su directorio acreditado (GOV-002).
• Los estatutos definen la composición del órgano, su quórum y sus materias reservadas.
• Existe un libro de actas abierto y correlativo.
• Existe una persona designada en Secretaría.

7. Entradas

Entrada	Origen	Obligatoria
Citación con tabla de materias, fecha y hora	Dirección	Sí
Registro de asistencia	Secretaría	Sí
Antecedentes de cada materia de la tabla	Quien la propone	Sí
Resultado de la votación por acuerdo	Sesión	Sí
Número correlativo disponible en el libro de actas	Libro de actas	Sí
Documento firmado del acta	Integrantes	Sí

8. Procedimiento paso a paso

1. La Dirección convoca la sesión con la tabla de materias y el plazo de citación que fijen los estatutos. La Secretaría deja constancia de la citación y de su fecha.
2. Al abrir la sesión, la Secretaría registra la asistencia y verifica el quórum exigido por los estatutos. Sin quórum la sesión no se constituye y se deja constancia del hecho.
3. Se tratan las materias de la tabla. Una materia no incluida sólo se trata si los estatutos lo permiten y así se deja constancia.
4. Por cada materia sometida a votación, la Secretaría registra el resultado y, cuando algún integrante lo solicite, el voto nominal y su fundamento.
5. La Secretaría redacta el acta con la fecha, los asistentes, el quórum verificado, las materias tratadas, los acuerdos adoptados y sus votaciones.
6. El acta se somete a aprobación del órgano y se firma. Un acuerdo no ejecutado antes de la firma se identifica expresamente como acuerdo de ejecución inmediata en el propio acuerdo.
7. Cada acuerdo que habilita a la organización frente a terceros se numera como resolución correlativa y se registra su identificador en el listado de resoluciones vigentes de la organización.
8. El Admin documental archiva el acta firmada en el registro corporativo como documento adicional, con etiqueta que identifique el órgano y la fecha de la sesión. El archivo queda versionado y registrado en auditoría según GOV-002 y GOV-004.
9. Cuando el acuerdo deba comunicarse a los socios, se publica su contenido en el canal interno de la organización, en nombre de la organización y no de una persona.
10. La Secretaría revisa trimestralmente que toda sesión celebrada tenga su acta firmada y archivada, y que la numeración correlativa no tenga saltos.

9. Puntos de control

#	Control	Momento
C1	Citación efectuada en el plazo estatutario	Antes de la sesión
C2	Quórum verificado y registrado	Al abrir la sesión
C3	Resultado de cada votación registrado	Durante la sesión
C4	Acta aprobada y firmada por quienes corresponda	Al cierre
C5	Numeración correlativa sin saltos ni repeticiones	Al numerar la resolución
C6	Acta archivada en el registro corporativo con etiqueta identificable	Después de la firma
C7	Archivo registrado en auditoría	Al archivar
C8	Revisión trimestral de completitud del libro de actas	Trimestral

10. Criterios de decisión

Situación	Resultado
Quórum alcanzado y materia en tabla	El acuerdo es válido y se registra
Sin quórum	La sesión no se constituye; se deja constancia y se cita nuevamente
Materia fuera de tabla no permitida por los estatutos	No se acuerda; se incorpora a la tabla siguiente
Acta no firmada dentro del plazo definido por la organización	El acuerdo no se considera acreditado ante terceros; se escala a Dirección
Acuerdo que excede las materias del órgano	Se rechaza y se deriva al órgano competente
Error material detectado en un acta ya firmada	Se corrige por acta posterior que lo declare; el acta original no se modifica

Un acta firmada no se corrige sobre sí misma. Reescribirla destruye la única prueba de qué acordó el órgano en esa fecha.

11. Excepciones y escalamiento

• Sesión por medios remotos: se permite si los estatutos lo contemplan. El acta deja constancia del medio, de cómo se verificó la identidad de cada asistente y de cómo se registró la votación.
• Acuerdo urgente entre sesiones: se adopta según el mecanismo que fijen los estatutos y se ratifica en la sesión siguiente. Si no se ratifica, se deja constancia y el acto ejecutado se informa a la Dirección.
• Integrante con conflicto de interés en una materia: se deja constancia, se abstiene y el acta lo registra. El quórum se recalcula para esa materia.
• Acta extraviada: se escala a Dirección. Se reconstruye a partir de la citación, la asistencia y la copia archivada, y la reconstrucción se declara como tal en el acta nueva. Nunca se presenta una reconstrucción como el acta original.
• Más de doce resoluciones vigentes: el listado del sistema no admite más entradas. La Secretaría mantiene el registro completo en el libro de actas y en el archivo corporativo, y en el listado del sistema conserva sólo las que habilitan la operación en curso.

12. Registros generados

• Citación con tabla de materias.
• Registro de asistencia y quórum.
• Acta de la sesión, firmada.
• Libro de actas correlativo.
• Listado de resoluciones vigentes de la organización.
• Acta archivada en el registro corporativo, con historial de versiones.
• Registro de auditoría del archivo.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Actas firmadas en plazo	Actas firmadas dentro del plazo ÷ sesiones celebradas	100 %	Libro de actas
Acuerdos con resolución numerada	Acuerdos habilitantes numerados ÷ acuerdos habilitantes	100 %	Libro de actas
Actas archivadas	Actas archivadas en el registro corporativo ÷ actas firmadas	100 %	Registro corporativo
Correlatividad	Saltos o repeticiones detectados en la numeración	0	Revisión trimestral
Latencia de firma	Días promedio entre la sesión y la firma del acta	Según plazo definido por la organización	Libro de actas

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Ejecutar un acto sin acuerdo que lo respalde	Numeración de resoluciones (C5) y revisión trimestral (C8)	Detectivo
Acuerdo adoptado sin quórum	Verificación y registro del quórum al abrir la sesión (C2)	Preventivo
Acta alterada después de firmada	Corrección sólo por acta posterior; versionado del archivo corporativo	Preventivo
Pérdida del acta	Archivo en el registro corporativo con historial de versiones (C6)	Preventivo
Decisión sin autoría acreditable	Registro de asistencia y de votaciones (C2, C3)	Preventivo
Conflicto de interés no declarado	Declaración obligatoria y recálculo de quórum por materia	Preventivo
Sesión celebrada sin acta	Revisión trimestral de completitud (C8)	Detectivo

15. Normativa y referencias

• Ley 20.500, sobre asociaciones y participación ciudadana en la gestión pública — órganos de la organización y sus acuerdos.
• Título XXXIII del Libro I del Código Civil, sobre corporaciones y fundaciones.
• ISO 9001:2015 §5.1, liderazgo y compromiso; §7.5, información documentada.
• ISO 27001:2022 A.5.33, protección de registros.
• ISO 26000:2010, cláusula 6.2, gobernanza organizacional. No es certificable.
• GOV-002, control documental corporativo — custodia el acta archivada.
• GOV-004, control de versiones documentales — regla general de versionado que este protocolo aplica.
• GOV-006, comité de revisión interna — registra sus acuerdos con este protocolo.

La cobertura de estas cláusulas describe qué control ejecuta la organización. No constituye asesoría legal ni certificación de ninguna autoridad.

16. Anexos y formularios vinculados

• Modelo de citación con tabla de materias.
• Planilla de asistencia y verificación de quórum.
• Modelo de acta de sesión.
• Modelo de resolución numerada.
• Lista de verificación trimestral de correlatividad del libro de actas.

17. Implementación en el sistema

El protocolo es mayoritariamente humano, y eso es lo esperable: la deliberación y el acuerdo de un órgano de gobierno ocurren fuera del software. Lo que el sistema aporta hoy es custodia del acta ya firmada y un listado de resoluciones vigentes.

Elemento del protocolo	Dónde vive
Paso 7, listado de resoluciones	Campo de resoluciones de la identidad de la organización, en /admin/cooperativa sobre site_settings
Paso 8, archivo del acta	Ranura de documento adicional del registro corporativo, en /admin/documentos sobre organization_documents
Versionado del acta archivada	Historial de versiones del documento corporativo — ver GOV-002 y GOV-004
Control C7	Tabla audit_logs, encadenada por resumen criptográfico y con modificación y borrado bloqueados por disparador
Paso 9, comunicación a los socios	Publicación en nombre de la organización en el canal interno, conservando la identidad real de quien publica para trazabilidad

Los pasos 1 a 6 —citación, quórum, deliberación, votación, redacción y firma— se ejecutan fuera del sistema, en el libro de actas de la organización. No es una brecha del software: es el ámbito propio del órgano de gobierno. Sí es una brecha que el sistema no conserve rastro de que ocurrieron.

Brechas conocidas:

1. No existe registro de sesiones ni de acuerdos en el sistema. No hay convocatoria, asistencia, quórum, votación nominal ni acta como objeto propio. Consecuencia: los controles C1 a C5 y C8 no tienen soporte alguno; se acreditan íntegramente con el libro de actas en papel o su equivalente fuera del producto. El sistema no puede advertir que una sesión quedó sin acta.
2. El listado de resoluciones se reemplaza completo en cada guardado. No conserva quién agregó cada resolución, ni cuándo, ni la versión anterior de la lista. Consecuencia: si alguien elimina por error una resolución del listado, no queda registro de cuál era ni de quién la quitó, salvo reconstruyéndolo desde la cadena de auditoría.
3. El listado admite un máximo de doce resoluciones. Es un límite del producto, no de la organización. Consecuencia: una organización con más resoluciones vigentes no puede reflejarlas todas, y el listado deja de ser una vista completa. El §11 fija cómo operar mientras eso siga así.
4. El archivo del acta se registra en auditoría de mejor esfuerzo. La escritura de auditoría no detiene ni revierte el archivo del documento si falla. Consecuencia: puede quedar un acta archivada sin registro de quién la archivó ni cuándo, y el fallo no produce ningún aviso.
5. El registro de eventos de negocio está apagado. La función que emite los eventos del sistema no escribe nada con la bandera correspondiente en falso, y así está en los diez archivos de entorno del repositorio. Consecuencia: no hay una segunda fuente independiente que permita reconciliar el archivo de actas.
6. La votación interna se apoya en tablas que ninguna migración crea. Consecuencia: si la organización decidiera registrar una votación en el sistema, ese registro no sería reproducible en una instalación levantada desde las migraciones.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-29	Versión inicial, derivada de la corrida de evidencia del bloque Gobernanza	Secretaría