Admisibilidad documental

1. Objetivo

Establecer el filtro de completitud y legibilidad que toda solicitud debe superar antes de ser revisada en su fondo, y cómo se corrige la lectura automática de los documentos cuando yerra.

2. Alcance

Cubre la verificación de que los cuatro documentos exigidos existen, se pueden leer, corresponden a la persona solicitante y sus datos quedaron correctamente registrados.

No cubre:

• la recepción de la solicitud → ADM-001;
• la corroboración de la identidad de la persona → ADM-003;
• el juicio sobre el contenido y la vigencia de la receta → ADM-004;
• la resolución de la solicitud → ADM-007, ADM-008, ADM-009.

Este protocolo responde a una sola pregunta: ¿hay base documental suficiente para revisar? No responde si la solicitud se acepta.

3. Definiciones

• Admisible: la solicitud tiene los cuatro documentos, todos legibles y coherentes entre sí.
• Inadmisible por forma: falta un documento, o alguno es ilegible o no corresponde a lo pedido.
• Datos extraídos: campos que el análisis documental leyó automáticamente de cada documento.
• Corrección: modificación por parte de Admisión de un dato extraído que la lectura automática registró mal.
• Coherencia: los datos de identidad coinciden entre la cédula, la receta y lo declarado por la persona solicitante.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Admisión	Es dueña del protocolo. Resuelve la admisibilidad y corrige los datos mal leídos.
Encargado de datos	Vela por que la revisión ocurra sobre acceso autorizado y quede registrada.
Sistema	Presenta los documentos, los datos extraídos y el resultado de la extracción; registra cada corrección.

5. Disparador de inicio

Existe una solicitud en estado pendiente sin resolución de admisibilidad.

6. Requisitos previos

• La solicitud fue registrada conforme a ADM-001.
• Quien revisa tiene rol de administrador activo (SEG-001).
• Los documentos están en custodia y son recuperables (DOC-005).

7. Entradas

• Los cuatro documentos del respaldo mínimo.
• Los datos extraídos por el análisis documental y su resultado: exitoso, parcial o fallido.
• Los datos declarados por la persona solicitante al presentar la solicitud.

8. Procedimiento paso a paso

1. Admisión abre la solicitud pendiente. El sistema muestra los cuatro documentos, los datos extraídos y el resultado de la extracción.
2. Presencia. Verifica que los cuatro documentos estén cargados. Si falta alguno, la solicitud es inadmisible por forma; pasa a ADM-007.
3. Legibilidad. Abre cada documento y verifica que se pueda leer. Un documento borroso, cortado o dañado es inadmisible por forma.
4. Correspondencia. Verifica que cada documento sea el que se pidió: que la cédula sea cédula, que la receta sea una receta médica, que el certificado de antecedentes sea tal.
5. Coherencia. Contrasta el nombre y el RUT entre la cédula, la receta y lo declarado. Una discrepancia no se resuelve aquí: se deriva a ADM-003.
6. Corrección de la lectura automática. Compara cada dato extraído contra el documento de origen y corrige lo que esté mal. La corrección queda registrada con su autor.
7. Resuelve la admisibilidad y deja constancia. Si es admisible, la solicitud continúa a ADM-004. Si es inadmisible por forma, continúa a ADM-007.

El orden importa: no se corrigen datos extraídos de un documento ilegible. Primero se establece que hay documento que leer.

9. Puntos de control

#	Control	Momento
C1	Quien revisa tiene rol de administrador	Al abrir la solicitud
C2	Los cuatro documentos están presentes	Paso 2
C3	Cada documento es legible	Paso 3
C4	Cada documento corresponde a lo pedido	Paso 4
C5	Nombre y RUT coherentes entre documentos	Paso 5
C6	Datos extraídos contrastados contra el documento de origen	Paso 6
C7	Cada corrección queda registrada con su autor	Paso 6
C8	Resolución de admisibilidad registrada	Paso 7

10. Criterios de decisión

Situación	Resultado
C2 a C6 se cumplen	Admisible — continúa a ADM-004
Falta un documento, o alguno es ilegible o no corresponde	Inadmisible por forma — a ADM-007
Discrepancia de identidad entre documentos	Suspendida — a ADM-003 antes de resolver
Extracción fallida pero documentos legibles	Admisible — Admisión ingresa los datos manualmente

Una extracción automática fallida no hace inadmisible la solicitud. La lectura automática es una ayuda, no un requisito. Si el documento es legible por una persona, la solicitud es admisible.

11. Excepciones y escalamiento

• Documento legible pero con datos parcialmente ilegibles (por ejemplo, una fecha borrosa): se solicita reemplazo sólo de ese documento, vía ADM-007. No se reinicia la solicitud completa.
• Certificado de antecedentes emitido hace más de 90 días: se acepta para la admisibilidad, pero se anota. La política de antigüedad la fija Dirección, no este protocolo.
• Documento en un idioma distinto al español: se escala al comité de revisión interna (GOV-006).
• Sospecha de adulteración: no se resuelve aquí. Se registra la sospecha y se deriva a ADM-003. Admisión no declara falso un documento por sí sola.
• Discrepancia menor de forma en el nombre (tilde, segundo apellido abreviado): Admisión la resuelve y la anota. Una discrepancia de RUT nunca es menor.

12. Registros generados

• Resolución de admisibilidad, con su fundamento.
• Correcciones sobre los datos extraídos, con autor y fecha.
• Registro de auditoría de cada corrección.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Admisibles al primer ingreso	Solicitudes admisibles sin reemplazo ÷ total	≥ 80 %	Resoluciones de admisibilidad
Campos corregidos	Campos corregidos ÷ campos extraídos	≤ 15 %	Registro de correcciones
Tiempo de resolución	Fecha de resolución − fecha de solicitud	≤ 5 días hábiles	Registro de solicitudes
Derivaciones a identidad	Solicitudes derivadas a ADM-003 ÷ total	Monitoreo, sin meta	Bitácora

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Resolver sobre documentación incompleta	C2, bloqueo explícito de la continuidad	Preventivo
Dar por buena una lectura automática errónea	C6, contraste obligatorio contra el documento de origen	Preventivo
Suplantación con documentos de un tercero	C5 y derivación a ADM-003	Detectivo
Corrección de datos sin trazabilidad	C7, registro de autor y fecha en cada corrección	Detectivo
Rechazar por una falla técnica de la lectura automática	Regla explícita del §10: la extracción fallida no hace inadmisible	Preventivo
Dos revisores editan la misma solicitud a la vez	Ver brecha conocida en §17	—

15. Normativa y referencias

• Ley 19.628, sobre protección de la vida privada.
• Ley 21.719, sobre protección de datos personales.
• Decreto 84/2015 MINSAL, que modifica los decretos 404 y 405.
• ADM-001, ADM-003, ADM-004, ADM-007.

16. Anexos y formularios vinculados

• Checklist de admisibilidad documental.
• Catálogo de motivos de inadmisibilidad por forma.

17. Implementación en el sistema

El protocolo está implementado. Corresponde a la revisión de solicitud pendiente documentada en [[wiki/entities/dispensai/flujos/aprobacion-admin]].

Elemento del protocolo	Dónde vive
Pasos 2 a 4	Vista de la solicitud con los cuatro documentos en enlaces temporales
Paso 5	Datos de la cédula y de la receta junto a los datos declarados
Paso 6	Tabla editable de datos extraídos; el administrador corrige lo que la lectura erró
Estado de la extracción	extracted_documents.extraction_status: exitoso, parcial o fallido
Control C7	Evento patient_document_updated

Brechas conocidas:

1. Sin bloqueo por concurrencia. Si dos administradores revisan la misma solicitud, prevalece quien guarda último y no hay aviso. Control compensatorio: Admisión se reparte las solicitudes antes de revisar.
2. La resolución de admisibilidad no es un estado propio. El sistema modela la resolución de la solicitud (ADM-007, ADM-008, ADM-009), no la admisibilidad como paso separado. Hoy la constancia del paso 7 se deja en las observaciones de la solicitud.
3. Sin catálogo de motivos. Los motivos son texto libre, lo que impide agregarlos por causa. El anexo del §16 mitiga en papel lo que el sistema aún no estructura.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-28	Versión inicial, derivada del flujo de revisión auditado	Admisión