Conciliación administrativa mensual

1. Objetivo

Establecer el procedimiento mensual por el cual el área de finanzas coteja los aportes acreditados y los gastos aprobados que constan en el sistema contra los movimientos efectivos de las cuentas de la organización, determina los descuadres, los explica y deja constancia del resultado ante la dirección y los socios.

2. Alcance

Aplica al cierre mensual de la organización y cubre las dos corrientes de fondos: los aportes recibidos de los socios y los gastos operativos aprobados.

No cubre el registro del gasto (ver [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-001]]), la custodia de su comprobante (ver [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-002]]), la decisión de aprobarlo (ver [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-003]]) ni la acreditación individual de un aporte (ver [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-004]]). Este protocolo empieza donde esos terminan: cuando el mes ya está registrado y hay que comprobar que cuadra.

Tampoco es un procedimiento contable formal ni sustituye la contabilidad de la organización. Es la conciliación administrativa interna que la precede.

3. Definiciones

• Período: mes calendario que se concilia, con el día de corte que la organización haya fijado.
• Conciliación: cotejo entre lo que el sistema registra y lo que las cuentas de la organización muestran, partida por partida.
• Descuadre: diferencia entre ambas fuentes que no se explica por un desfase de fecha valor.
• Aporte acreditado: contribución del socio cuyo estado es completado. Nunca es un precio ni una contraprestación.
• Gasto aprobado: egreso con decisión expresa de aprobación. Es el único que se consolida en el desglose por categoría del período.
• Acta de conciliación: documento en el que finanzas deja constancia del cotejo, de los descuadres y de su explicación. Hoy se produce y se archiva fuera del sistema.

El vocabulario de pago y factura que aparece en los extractos bancarios y en las liquidaciones de pasarela describe la relación con proveedores y con la pasarela. No se traslada al aporte del socio, que se nombra siempre como aporte o cuota social.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Finanzas	Ejecuta la conciliación, determina los descuadres y redacta el acta
Admin financiero	Aporta los antecedentes de los gastos y ejecuta las correcciones solicitadas
Dirección	Revisa el acta, resuelve los descuadres no explicados y la presenta a los socios cuando corresponde
Sistema DispensAI	Provee el resumen patrimonial, la analítica del período, la exportación del reporte y un snapshot automatizado semanal

5. Disparador de inicio

Llegada del día de corte del mes fijado por la organización, o instrucción expresa de la dirección de conciliar un período determinado.

6. Requisitos previos

• Todos los gastos del período están resueltos: no quedan pendientes sin aprobar ni rechazar. Un pendiente al cierre distorsiona el cotejo, porque una de las superficies del sistema lo suma y otra no. Ver brecha 2 de la §17.
• Todos los aportes por transferencia del período están revisados y acreditados o descartados.
• Finanzas dispone del extracto bancario y de las liquidaciones de las pasarelas de pago del período.
• Quien concilia tiene sesión activa con rol de administrador: tanto el resumen patrimonial como la analítica del período y la exportación rechazan a cualquier otro rol.

7. Entradas

• Extracto bancario del período.
• Liquidaciones de las pasarelas de pago del período.
• Resumen patrimonial y analítica del período obtenidos del sistema.
• Acta de conciliación del período anterior, con sus descuadres pendientes de resolución.

8. Procedimiento paso a paso

Paso 1 — Fijación del corte (solo-humano) Finanzas define la fecha de corte del período y declara cerrada la carga de movimientos. El sistema no ofrece ningún mecanismo de cierre: el corte es un acuerdo interno y depende de que nadie modifique registros del período a partir de ese momento. Ver brecha 1 de la §17.

Paso 2 — Extracción de los aportes del período Finanzas obtiene del resumen patrimonial los aportes acreditados, desglosados por tipo —cuota social, aporte extraordinario, aporte de inscripción— junto con el número de socios que aportaron. Como contraste independiente se dispone del acumulador histórico de aportes por socio, que nunca decrementa.

Paso 3 — Extracción de los gastos del período Finanzas obtiene el monto de gasto aprobado del período y su desglose por categoría desde la analítica, que separa expresamente el aprobado del pendiente. No debe tomarse el total del resumen patrimonial para este paso: ese total suma todos los gastos sin distinguir estado, de modo que incluye pendientes y rechazados y no es la cifra a conciliar. Ver brecha 2 de la §17.

Paso 4 — Cotejo contra las cuentas (solo-humano) Finanzas compara, partida por partida, lo obtenido en los pasos 2 y 3 contra el extracto bancario y las liquidaciones de pasarela. El sistema no importa cartolas ni ejecuta este cotejo; la única herramienta de contraste que ofrece es la sincronización manual de un aporte individual contra la pasarela, que sirve para resolver un caso puntual y no para conciliar un período.

Paso 5 — Determinación de descuadres (solo-humano) Finanzas identifica toda diferencia y la clasifica: desfase de fecha valor, movimiento en el banco sin registro en el sistema, registro en el sistema sin movimiento en el banco, o diferencia de monto.

Paso 6 — Corrección de los registros Cuando el descuadre proviene de un error de registro, se corrige el registro de origen. Esta operación modifica el monto o la fecha del gasto sin dejar constancia del valor anterior ni de quién lo cambió, por lo que finanzas debe consignar cada corrección en el acta antes de ejecutarla. Ver brechas 1 y 3 de la §17.

Paso 7 — Emisión del reporte del período Finanzas exporta el reporte del período en CSV o PDF, indicando la pestaña y el rango de fechas. La exportación exige rol de administrador y produce un documento con la identidad visual de la organización. Es el respaldo del cotejo.

Paso 8 — Snapshot automatizado (referencia, no sustituye el cierre) Donde esté habilitado, el sistema genera cada lunes a las 06:00 UTC un PDF con la analítica de la semana anterior y lo archiva en almacenamiento privado. Es un antecedente útil, con tres limitaciones que finanzas debe tener presentes: su período es semanal y no mensual, su contenido es analítico y no conciliado, y su programación no está instalada en todas las organizaciones, de modo que finanzas no puede darlo por hecho sin comprobarlo. No es el acta de este protocolo. Ver brechas 3 y 4 de la §17.

Paso 9 — Acta de conciliación (solo-humano) Finanzas redacta el acta con el resultado del cotejo, los descuadres, su explicación y las correcciones ejecutadas; la suscribe y la presenta a la dirección. El acta se archiva fuera del sistema, porque no existe lugar donde registrarla.

9. Puntos de control

Punto	Qué verifica	Cómo	Tipo
Atribución para conciliar	Sólo un administrador accede al resumen, la analítica y la exportación	Comprobación de rol en las rutas y dentro de la función de analítica de base de datos	Duro
Separación de gasto aprobado y pendiente	La cifra a conciliar excluye lo no resuelto	Filtro por estado en la función de analítica del período	Duro
Contraste independiente de aportes	El acumulado por socio no decrementa nunca	Columna acumuladora en el perfil del socio	Duro
Autenticación del proceso automatizado	Sólo el proceso programado genera el snapshot	Verificación del secreto de la tarea programada	Duro
Trazabilidad de la ejecución automatizada	Queda registro de cada corrida	Ver brecha 4 de la §17: el registro no está instalado en toda organización	Condicional
Cierre del período	Nadie modifica el período ya conciliado	Ver brecha 1 de la §17	Ausente
Cotejo contra el banco	Cada partida tiene contrapartida	Cotejo manual de finanzas	Humano
Constancia del resultado	El cotejo queda documentado y suscrito	Acta redactada fuera del sistema	Humano

10. Criterios de decisión

Situación	Acción
Aportes y gastos cuadran con las cuentas	Se emite el acta sin descuadres y se archiva
Diferencia explicada por fecha valor	Se documenta como desfase y se arrastra al período siguiente
Movimiento bancario sin registro en el sistema	Se identifica su origen y se registra; si es un aporte, se acredita según [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-004]]
Registro en el sistema sin movimiento bancario	Se suspende el registro y se escala a dirección
Diferencia de monto entre registro y comprobante	Se corrige el registro con constancia previa en el acta
Gastos pendientes al cierre	No se concilia hasta resolverlos; un pendiente hace divergir las dos superficies del sistema
Descuadre sin explicación al cierre	Se escala a dirección y el acta se emite con la salvedad expresa

11. Excepciones y escalamiento

• Descuadre no explicado: el acta se emite igualmente, con la salvedad consignada, y dirección resuelve. No se cierra un período ocultando una diferencia.
• Modificación de un período ya conciliado: requiere autorización de dirección y una adenda al acta original. El sistema no lo impide ni lo registra, de modo que la adenda es el único control.
• Extracto bancario no disponible a la fecha de corte: la conciliación se pospone con constancia del motivo; no se emite un acta basada sólo en el sistema.
• Discrepancia entre el total del resumen patrimonial y el de la analítica: no es un descuadre con el banco sino la brecha 2 de la §17. Prevalece la cifra de gasto aprobado de la analítica.

12. Registros generados

Registro	Dónde	Quién lo genera
Resumen patrimonial del período	Pantalla del sistema	Consulta de finanzas
Desglose de aprobado y pendiente por categoría	Función de analítica del período	Consulta de finanzas
Reporte exportado en CSV o PDF	Descarga de la exportación	Finanzas
PDF de analítica semanal	Almacenamiento privado de la organización	Tarea programada, donde esté habilitada
Acta de conciliación firmada	Fuera del sistema	Finanzas

El sistema no emite evento ni entrada de auditoría por la conciliación, ni conserva el acta.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Oportunidad del cierre	Días entre el corte del mes y la firma del acta	Bajo 10 días	Acta de conciliación
Descuadres del período	Número y monto de diferencias detectadas	Tendencia decreciente	Acta de conciliación
Explicación de descuadres	Descuadres explicados / descuadres detectados	100 %	Acta de conciliación
Pendientes al cierre	Gastos en estado pendiente al día de corte	Cero	Tabla de gastos
Correcciones retroactivas	Registros de períodos cerrados modificados después del acta	Cero	Constancia en adendas; no medible por el sistema

El último indicador no puede calcularse desde el sistema mientras siga abierta la brecha 1.

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Un período conciliado cambia después de firmada el acta	Adenda autorizada por dirección. Ver brecha 1	Humano
Conciliar con la cifra equivocada por tomar el total del resumen	Instrucción expresa del paso 3 de usar la analítica. Ver brecha 2	Humano
Descuadre no detectado por falta de cotejo bancario	Cotejo manual partida por partida. Ver brecha 3	Humano
Pérdida del acta de conciliación	Archivo documental de la organización fuera del sistema	Humano
Acceso indebido a la información financiera del período	Comprobación de rol en rutas, exportación y función de analítica	Duro
Gastos pendientes que distorsionan el período	Requisito previo de resolver todos los pendientes	Humano
Confusión entre el snapshot semanal y el cierre mensual	Advertencia expresa del paso 8. Ver brecha 3	Humano
Suponer que el snapshot automatizado corre cuando no está instalado	Comprobación previa por la organización. Ver brecha 4	Humano

15. Normativa y referencias

Norma	Cláusula	Paso que cubre	Cómo se cubre
Ley 20.500 + Código Civil	Rendición de cuentas ante los socios; ausencia de fin de lucro	Pasos 2, 3, 7, 9	Resumen del período y reporte exportable que sostienen la rendición
Ley 21.595	Modelo de prevención de delitos — controles sobre el manejo de fondos	Pasos 4, 5, 6	Cotejo con el extracto bancario. Sin soporte en el sistema: ver brecha 3
ISO 9001:2015	§7.5 Información documentada	Pasos 7, 9	Reporte del período. El acta no tiene lugar en el sistema: ver brecha 3
ISO 9001:2015	§9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación	Pasos 2, 3, 8	Analítica del período con control de acceso y snapshot automatizado
ISO 26000	6.6.3 Lucha contra la corrupción	Paso 6	Transparencia de las correcciones. La mutabilidad retroactiva no deja rastro: ver brecha 1

ISO 26000 no es certificable. Esta tabla describe qué control ejecuta la organización, no una certificación de autoridad alguna, y esta página no constituye asesoría legal ni contable.

16. Anexos y formularios vinculados

• [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-001]] — Registro de gasto
• [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-002]] — Respaldo de comprobantes
• [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-003]] — Revisión y aprobación de gasto
• [[wiki/entities/dispensai/protocolos/FIN-004]] — Control de aportes y cuotas OSFL

17. Implementación en el sistema

Lo que ejecuta el sistema:

El resumen patrimonial agrega los aportes acreditados por tipo, el número de socios que aportaron y el desglose de gasto por categoría, y presenta el patrimonio neto del período.

La analítica del período separa el gasto aprobado del pendiente y restringe el desglose por categoría a los aprobados. Esa función rechaza la llamada de cualquier rol que no sea administrador, con un error explícito, y se ejecuta con los privilegios de quien la invoca.

La exportación del período produce CSV o PDF para cualquier rango de fechas —de modo que sirve al corte mensual— previa comprobación de sesión y rol de administrador.

La tarea programada de snapshot, donde esté instalada, corre los lunes a las 06:00 UTC, valida su secreto de invocación, arma un PDF con la analítica de la semana anterior y lo archiva en almacenamiento privado.

El acumulador histórico de aportes por socio, que nunca decrementa, ofrece un contraste independiente frente a la suma del período.

Brecha 1 — No existe cierre de período: un mes conciliado sigue siendo mutable (FIN-005-B1) No hay tabla, columna, restricción ni función que bloquee un período ya conciliado —verificado sobre el esquema y sobre las migraciones—. La acción de edición del gasto permite cambiar su monto y su fecha, en cualquier estado y de cualquier mes, sin emitir evento y sin conservar el valor anterior. Consecuencia: un acta suscrita puede dejar de reflejar la base al día siguiente de firmarse, y el sistema no ofrece forma alguna de detectarlo; la rendición ante los socios queda sostenida por la disciplina interna y no por un control. Pendiente: marcar el período como cerrado y rechazar toda modificación de registros anteriores al cierre, salvo por una operación de ajuste que quede registrada.

Brecha 2 — Dos superficies del sistema dan totales distintos del mismo período (FIN-005-B2) El resumen patrimonial suma todos los gastos sin filtrar por estado, de modo que su total incluye pendientes y rechazados. La función de analítica, en cambio, separa el aprobado del pendiente y restringe el desglose por categoría a los aprobados. Quien concilia obtiene una cifra distinta según la pantalla que abra, y ninguna de las dos advierte de la diferencia. Consecuencia: el error es silencioso y su magnitud crece con la cantidad de gastos sin resolver; una conciliación hecha con la cifra del resumen cuadra contra un banco que nunca pagó los pendientes. Pendiente: filtrar el resumen patrimonial por gasto aprobado, o presentar los dos totales por separado y rotulados.

Brecha 3 — El cotejo bancario no está en el sistema y el acta no tiene dónde archivarse (FIN-005-B3) No existe importación de cartola bancaria, tabla de conciliación ni cotejo automático: la búsqueda sobre el código y las migraciones sólo devuelve los procesos que vinculan un aporte con su dispensación, que son otra cosa. La única herramienta de contraste es la sincronización manual de un aporte individual contra la pasarela, puntual y por identificador. Tampoco existe generación del acta: el único artefacto automatizado es el snapshot semanal, armado sobre la semana anterior y de naturaleza analítica, no conciliada ni suscrita. Consecuencia: el trabajo central de este protocolo —el cotejo— y su resultado —el acta— ocurren íntegramente fuera del sistema, de modo que el sistema no puede acreditar que la conciliación se hizo. Pendiente: incorporar el ingreso de la cartola y una entidad de conciliación de período que custodie el acta y sus descuadres.

Brecha 4 — La automatización del snapshot no está instalada en toda organización (FIN-005-B4) La programación de tareas y la tabla que registra sus ejecuciones se introducen en una migración que no está aplicada en todas las bases del parque: verificado sobre el entorno de referencia, donde la extensión de programación y las funciones de analítica sí existen, pero la tabla de registro de ejecuciones no. Consecuencia: el paso 8 puede no ocurrir en absoluto, sin que nada lo advierta, y la organización que confíe en ese PDF semanal como antecedente puede no tener ninguno. Además, donde la tabla falta, no hay forma de comprobar si la tarea corrió. Pendiente: verificar y aplicar la migración de programación en cada organización antes de apoyarse en el paso 8, y alertar cuando el snapshot esperado no exista.

Lo que ejecuta la organización fuera del sistema:

La comprobación de que la automatización del snapshot está instalada en su instancia. La fijación del día de corte y el compromiso de no modificar el período a partir de él. La obtención del extracto bancario y de las liquidaciones de pasarela. El cotejo partida por partida. La determinación, clasificación y explicación de cada descuadre. La decisión sobre las correcciones y su constancia previa. La redacción, suscripción y archivo del acta de conciliación. Y la presentación del resultado a la dirección y, cuando corresponde, a los socios.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-29	Versión inicial. Redactada desde la corrida de evidencia 2026-08-29-FIN del harness de protocolos. Cuatro brechas declaradas, incluidas la divergencia de totales entre el resumen patrimonial y la analítica del período, y la ausencia de la tabla de registro de tareas programadas en el entorno de referencia.	Finanzas