Control de versiones documentales

1. Objetivo

Asegurar que cada documento controlado de la organización sin fines de lucro tenga una sola versión vigente identificable, que toda versión reemplazada se conserve sin alteración, y que cualquier documento ya emitido pueda remitirse a la versión de la plantilla que lo generó.

2. Alcance

Cubre el ciclo de versión de los documentos controlados: identificación, cambio, aprobación, publicación de la versión vigente, conservación de la anterior, retorno a una versión previa y retiro.

No cubre:

• el contenido específico de los documentos constitutivos → GOV-002, que aplica esta regla al caso corporativo;
• la generación de documentos clínicos y su emisión → bloque DOC;
• el sellado criptográfico de un documento emitido → DOC-006;
• las actas del órgano de gobierno → GOV-003;
• la retención y eliminación de documentos al final de su vida útil → SEG-004.

3. Definiciones

• Documento controlado: documento cuyo contenido obliga a la organización o a sus socios, y que por eso requiere versión identificada, aprobación y conservación de versiones anteriores.
• Versión vigente: única versión aplicable en el momento presente.
• Versión archivada: versión reemplazada que se conserva íntegra en el historial.
• Plantilla: contenido base a partir del cual el sistema emite un documento.
• Documento emitido: instancia concreta generada desde una plantilla en una fecha determinada.
• Motivo del cambio: descripción breve de por qué se reemplazó una versión.
• Retorno de versión: aplicar el contenido de una versión archivada como versión nueva. No es reescribir el historial.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Admin documental	Es dueño del protocolo. Propone, publica y retira versiones, y vigila los plazos de revisión.
Dirección	Aprueba el cambio de versión de los documentos que obligan frente a socios o terceros.
Responsable de datos	Aprueba el cambio de versión de los textos que declaran tratamiento de datos personales.
Sistema	Archiva automáticamente la versión anterior de las plantillas, incrementa el número de versión y registra cada cambio en auditoría.

5. Disparador de inicio

Cualquiera de estos cuatro:

1. Cambio normativo o estatutario que obliga a modificar el texto.
2. Acuerdo del órgano de gobierno que modifica un documento controlado.
3. Corrección de un error detectado en la versión vigente.
4. Vencimiento del plazo de revisión periódica del documento.

6. Requisitos previos

• Existe un inventario de los documentos controlados de la organización, con su dueño y su plazo de revisión.
• La persona que ejecuta el cambio tiene rol de administrador y su segundo factor habilitado.
• El cambio cuenta con la aprobación que corresponda según el §4.

7. Entradas

Entrada	Origen	Obligatoria
Documento controlado a modificar	Inventario documental	Sí
Contenido propuesto	Dueño del documento	Sí
Motivo del cambio	Quien lo propone	Sí
Aprobación según el §4	Dirección o Responsable de datos	Sí
Fecha de entrada en vigor	Aprobación	Sí
Número de versión anterior	Historial del documento	Sí

8. Procedimiento paso a paso

1. El Admin documental identifica el documento controlado en el inventario y verifica cuál es su versión vigente y su historial.
2. Verifica si el documento admite edición en el sistema. Algunos documentos usan un contenido base fijo que no se edita desde el panel; para esos, el cambio se solicita al proveedor del software y se registra fuera del sistema.
3. Prepara el contenido propuesto y redacta el motivo del cambio en una frase que explique qué cambió y por qué.
4. Obtiene la aprobación que corresponda según el §4 y deja constancia escrita de ella.
5. Guarda la versión nueva. Al hacerlo, el sistema archiva la versión anterior con su contenido íntegro e incrementa el número de versión. No se sobrescribe: se versiona.
6. Verifica en el historial que la versión anterior quedó archivada y que el motivo del cambio quedó registrado. Si el motivo no aparece, lo registra por escrito fuera del sistema y lo enlaza al documento.
7. Comprueba que la versión vigente es la esperada emitiendo una vista previa del documento antes de usarlo con socios.
8. Comunica la versión nueva a quienes deban aplicarla, con su fecha de entrada en vigor.
9. Para retornar a una versión anterior, recupera esa versión desde el historial y la aplica como versión nueva, con el motivo del retorno. La versión desde la que se retorna también queda archivada.
10. Al retirar un documento controlado, marca su retiro con fecha y motivo, y conserva el historial completo. No se elimina.
11. Revisa el inventario al menos una vez al año y renueva los documentos cuyo plazo de revisión haya vencido.

9. Puntos de control

#	Control	Momento
C1	Rol de administrador con segundo factor verificado	Antes de cualquier cambio
C2	Documento editable en el sistema, o cambio derivado por la vía correspondiente	Antes de preparar el contenido
C3	Contenido propuesto válido según el esquema del documento	Al guardar
C4	Motivo del cambio presente y con contenido	Al guardar
C5	Aprobación del §4 con constancia escrita	Antes de guardar
C6	Versión anterior archivada íntegra en el historial	Al guardar
C7	Numeración de versión incrementada sin repetición	Al guardar
C8	Cambio registrado en auditoría	Al cerrar la operación
C9	Vista previa verificada antes del uso con socios	Antes de emitir
C10	Revisión anual del inventario ejecutada	Anual

10. Criterios de decisión

Situación	Resultado
Contenido válido, aprobado y con motivo registrado	Se publica como versión vigente
Documento no editable en el sistema	Se rechaza el guardado; el cambio se deriva al proveedor del software
Contenido que no cumple el esquema del documento	Se rechaza el guardado
Falta la aprobación del §4	No se guarda; se escala al aprobador que corresponda
Motivo del cambio ausente en el historial	La versión queda publicada pero incompleta; se registra el motivo por escrito fuera del sistema
Necesidad de volver a un texto anterior	Se aplica como versión nueva, nunca reescribiendo la historia
Documento fuera de uso	Se marca retirado; el historial se conserva

Una versión archivada no se edita ni se elimina. Es la única prueba de qué texto regía cuando se emitió un documento anterior.

11. Excepciones y escalamiento

• Corrección urgente de un error que afecta a socios: se publica la versión corregida de inmediato y la aprobación del §4 se ratifica por escrito dentro de las 48 horas siguientes. Si no se ratifica, se escala a Dirección.
• Documento con contenido base fijo que requiere cambio: se solicita al proveedor del software con el motivo por escrito. Mientras el cambio no esté aplicado, la organización no puede afirmar que ese documento refleja una regla distinta de la que emite.
• Historial de versiones incompleto o inconsistente: se escala a Dirección y al responsable de datos. El documento no se usa con socios hasta reconstruir la trazabilidad de su versión vigente.
• Cambio en un texto que declara tratamiento de datos personales: requiere aprobación del responsable de datos, no sólo del Admin documental, y su publicación se comunica a los socios.

12. Registros generados

• Inventario de documentos controlados, con dueño, versión vigente y plazo de revisión.
• Historial de versiones de cada plantilla, con el contenido íntegro de cada versión archivada.
• Historial de versiones del reglamento interno.
• Historial de versiones de cada documento corporativo.
• Constancias de aprobación del §4.
• Registro de auditoría de cada cambio de versión.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Documentos con versión identificada	Documentos controlados con versión vigente ÷ documentos controlados	100 %	Inventario documental
Cambios con motivo registrado	Cambios con motivo en el historial ÷ cambios del período	100 %	Historial de versiones
Cambios con aprobación acreditada	Cambios con constancia de aprobación ÷ cambios del período	100 %	Constancias de aprobación
Revisión al día	Documentos dentro de su plazo de revisión ÷ documentos controlados	100 %	Inventario documental
Integridad del historial	Saltos o repeticiones detectados en la numeración de versiones	0	Revisión anual

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Emitir un documento con una versión distinta de la vigente	Archivado automático y numeración incremental en la base de datos (C6, C7)	Preventivo
Pérdida de la versión anterior	El guardado archiva antes de reemplazar; el retorno de versión no reescribe la historia	Preventivo
Cambio sin aprobación	Constancia escrita exigida antes de guardar (C5)	Preventivo
Cambio sin motivo registrable	Verificación del historial después de guardar (C4, C6)	Detectivo
Cambio efectuado por persona no autorizada	Rol de administrador con segundo factor (C1) y restricción de lectura del historial al mismo rol	Preventivo
Historial de versiones perdido junto con el documento	Retiro con marca en lugar de eliminación (paso 10)	Preventivo
Documento obsoleto en circulación	Revisión anual del inventario (C10)	Detectivo
Cambio sin rastro de autoría	Registro de auditoría encadenado (C8)	Detectivo

15. Normativa y referencias

• ISO 9001:2015 §7.5.2, creación y actualización de la información documentada; §7.5.3, control de la información documentada.
• ISO 27001:2022 A.5.12, clasificación de la información; A.5.33, protección de registros; A.8.15, registro de eventos.
• Ley 21.719, sobre protección de datos personales — Art. 14 quinquies, medidas de seguridad proporcionales al riesgo, aplicables al historial documental.
• GOV-002, control documental corporativo — caso particular de esta regla general.
• GOV-003, actas, acuerdos y resoluciones internas — su archivo hereda este versionado.
• DOC-006, sellado criptográfico de documentos — prueba la integridad de un documento emitido, no su versión.
• SEG-004, retención y eliminación documental — rige el final de la vida del documento.

La cobertura de estas cláusulas describe qué control ejecuta la organización. No constituye certificación de ninguna autoridad.

16. Anexos y formularios vinculados

• Inventario de documentos controlados.
• Formulario de solicitud de cambio de versión, con motivo y aprobación.
• Lista de verificación anual de revisión documental.
• Registro de documentos derivados al proveedor del software por no ser editables.

17. Implementación en el sistema

El protocolo está parcialmente implementado, con una diferencia importante entre familias de documento: el versionado de plantillas lo hace cumplir la base de datos, y el del resto lo hace la aplicación.

Elemento del protocolo	Dónde vive
Pasos 5 a 7 para plantillas	/admin/plantillas-pdf, sobre pdf_templates y pdf_template_versions
Controles C6 y C7 para plantillas	Disparador de base de datos que archiva la fila anterior en cada actualización e incrementa el número de versión, con restricción de unicidad sobre la pareja documento y versión
Lectura del historial de plantillas	Restringida por seguridad a nivel de fila al rol de administrador
Control C2	Sólo una de las seis plantillas admite edición en el panel; el intento sobre las demás se rechaza con mensaje explícito
Control C3	Validación del contenido contra un esquema antes de escribir
Paso 9, retorno de versión	Recupera la versión archivada y la aplica como versión nueva; la versión desde la que se retorna también queda archivada
Pasos 5 y 6 para el reglamento	/admin/reglamento-interno
Pasos 5 y 6 para documentos corporativos	/admin/documentos, sobre organization_documents — ver GOV-002
Control C8	Tabla audit_logs, con encadenamiento por resumen criptográfico y con modificación y borrado bloqueados por disparador

El control más fuerte de este protocolo es el disparador de base de datos que versiona las plantillas. No depende de que el operador siga el procedimiento ni de que la aplicación se comporte bien: no existe forma de actualizar una plantilla sin que la versión anterior quede archivada. El resto de las familias documentales no tiene esa garantía.

Brechas conocidas:

1. La publicación versionada de la política de privacidad y de los términos no puede completarse. La operación escribe en una tabla que fue eliminada del esquema el 2026-05-15 y que ninguna migración posterior recrea. Consecuencia: hoy no existe un mecanismo funcional para publicar una versión nueva de esos textos con su fecha, su número y su sellado. Esos dos documentos quedan fuera del control de versiones descrito en el §8 mientras esto no se corrija, y el §11 obliga a no afirmar que reflejan una regla distinta de la que se emite.
2. El sellado de la versión de política, además, es no bloqueante. Está escrito de modo que un fallo del sellado no impide ni revierte la publicación. Consecuencia: incluso reparada la brecha anterior, una versión podría quedar publicada sin su sello sin que nadie lo advierta.
3. La instantánea de la versión anterior del reglamento interno es de mejor esfuerzo. Si falla, el sistema sólo lo anota en la consola del servidor y sobrescribe igual. Consecuencia: el control C6 puede no cumplirse para el reglamento, y la versión anterior se pierde de forma definitiva y silenciosa. Es exactamente lo contrario de la garantía que sí tienen las plantillas.
4. El borrado de un documento corporativo es físico y arrastra su historial. El historial de versiones se guarda en una columna de la misma fila que se elimina. Consecuencia: el paso 10 no puede ejecutarse como está escrito para esa familia documental; borrar destruye la trazabilidad completa, y lo único que queda es el registro de auditoría del borrado.
5. El motivo del cambio de plantilla puede perderse sin aviso. Viaja al disparador por una configuración de sesión cuya falla está explícitamente ignorada. Consecuencia: una versión puede quedar archivada sin motivo registrado, y por eso el paso 6 exige verificarlo en el historial en lugar de darlo por hecho.
6. El versionado de documentos corporativos ocurre en la aplicación y sólo si cambia el archivo. Corregir el título, la fecha de validez o las observaciones no genera versión nueva. Consecuencia: el historial de esa familia refleja los reemplazos de archivo, no todos los cambios del documento.
7. El registro de auditoría es de mejor esfuerzo. La escritura no detiene ni revierte el cambio documental que pretendía registrar. Consecuencia: el control C8 puede fallar en silencio, y con él la única evidencia de autoría del cambio para las familias que no tienen versionado en la base de datos.
8. El registro de eventos de negocio está apagado. La función que los emite no escribe nada con la bandera correspondiente en falso, y así está en los diez archivos de entorno del repositorio. Consecuencia: no existe una segunda fuente independiente para reconciliar los cambios de versión.
9. Las tablas del reglamento interno y de su historial no las crea ninguna migración. Consecuencia: una organización instalada aplicando sólo las migraciones no tendría dónde versionar su reglamento, y el paso 5 fallaría sin explicación evidente.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-29	Versión inicial, derivada de la corrida de evidencia del bloque Gobernanza	Admin documental
1.2	2026-09-10	Corrección de numeración normativa: el deber de adoptar medidas de seguridad es el Art. 14 quinquies de la Ley 21.719, no el 14 ter (deber de información); verificado contra el texto oficial (BCN, idNorma 1209272).	Harness dispensai-protocolos