Control documental corporativo

1. Objetivo

Asegurar que la organización sin fines de lucro pueda acreditar en cualquier momento su existencia legal, su representación vigente y su situación tributaria, con documentos completos, actualizados y con historial de versiones.

2. Alcance

Cubre los documentos constitutivos y habilitantes de la organización como persona jurídica: su carga, vigencia, reemplazo y custodia.

No cubre:

• documentos de solicitantes y socios → bloque ADM;
• documentos clínicos o de tratamiento → bloque DOC;
• actas de decisiones internas → GOV-003;
• la regla general de versionado documental → GOV-004, que este protocolo aplica al caso corporativo.

3. Definiciones

• Documento corporativo: instrumento que acredita la existencia, representación o situación tributaria de la organización frente a terceros.
• Ranura documental: posición fija en el registro. Cada ranura admite un único documento vigente.
• Vigente: dentro de su período de validez y no reemplazado.
• Vencido: pasada su fecha de validez sin reemplazo. Sigue en el registro y sigue visible; no se borra.
• Archivado: reemplazado por una versión posterior. Se conserva en el historial.

4. Roles y responsables

Rol	Responsabilidad
Dirección	Obtiene y renueva los documentos ante los organismos que corresponda.
Admin documental	Es dueño del protocolo. Carga, versiona y vigila vencimientos.
Encargado de datos	Controla que el acceso al registro esté restringido.
Sistema	Versiona automáticamente, conserva el historial y registra cada operación en auditoría.

5. Disparador de inicio

Cualquiera de estos tres:

1. Constitución o incorporación de la organización al sistema (GOV-001).
2. Obtención de un documento nuevo o renovado.
3. Revisión periódica de vencimientos.

6. Requisitos previos

• La organización está constituida y cuenta con personalidad jurídica.
• Existe al menos un responsable con rol de administrador y segundo factor de autenticación habilitado.
• El repositorio de custodia documental está operativo (DOC-005).

7. Entradas

Ranuras del registro corporativo:

Ranura	Documento	Tiene vencimiento
acta_estatutos	Acta constitutiva y estatutos	No
certificado_vigencia	Certificado de vigencia de la persona jurídica	Sí
certificado_directorio	Certificado de directorio vigente	Sí
rut_inicio_sii	RUT e inicio de actividades ante el SII	No
certificado_colaborador	Certificado de colaborador del Estado	Sí, si aplica
cuenta_bancaria	Antecedentes de la cuenta bancaria	No
custom	Documento adicional, con etiqueta propia	Según el documento

Por cada documento: título, número identificador si lo tiene, archivo, fecha de emisión, fecha de validez y observaciones.

8. Procedimiento paso a paso

1. El Admin documental accede al registro corporativo. El acceso exige rol de administrador y segundo factor de autenticación; sin ambos la operación se rechaza.
2. Selecciona la ranura correspondiente. Para un documento adicional, indica una etiqueta propia.
3. Adjunta el archivo y completa título, fecha de emisión y fecha de validez cuando el documento la tenga.
4. Al guardar, el sistema valida que el título tenga contenido suficiente y que el archivo exista. Una carga sin archivo se rechaza.
5. Si la ranura ya tenía un documento, el sistema mueve la versión anterior al historial con la fecha del reemplazo y la identidad de quien lo hizo, y deja la nueva como vigente. No se sobrescribe: se versiona.
6. El sistema registra la operación en la auditoría.
7. El Admin documental revisa el registro completo al menos una vez al mes y renueva lo que esté vencido o por vencer dentro de 30 días.

9. Puntos de control

#	Control	Momento
C1	Rol de administrador con segundo factor verificado	Antes de cualquier operación
C2	Ranura válida	Al guardar
C3	Título con contenido y archivo presente	Al guardar
C4	Etiqueta obligatoria si es documento adicional	Al guardar
C5	Versión anterior conservada en el historial	Al reemplazar
C6	Operación registrada en auditoría	Al cerrar la operación
C7	Revisión mensual de vencimientos ejecutada	Mensual

10. Criterios de decisión

Situación	Resultado
Documento vigente y dentro de su validez	Estado vigente
Fecha de validez superada	Estado vencido; se prioriza su renovación
Reemplazado por una versión posterior	Estado archivado; queda en el historial
Falta un documento obligatorio de la organización	Brecha; se escala a Dirección

Un documento vencido no se elimina ni se oculta. Se marca y se renueva. Borrarlo destruye la trazabilidad de qué respaldaba la organización en un momento dado.

11. Excepciones y escalamiento

• Documento en trámite ante el organismo emisor: se deja constancia en observaciones con la fecha de solicitud. No se carga un borrador ni un documento no oficial como si fuera vigente.
• Certificado de vigencia vencido y no renovable en el plazo: se escala a Dirección. Mientras esté vencido, la organización no puede acreditar su personalidad jurídica ante terceros.
• Documento que la organización no posee por su naturaleza (por ejemplo, certificado de colaborador cuando no aplica): la ranura queda vacía con constancia del motivo.

12. Registros generados

• Registro corporativo con la versión vigente de cada ranura.
• Historial de versiones por ranura, con archivo, fecha de reemplazo y responsable.
• Registro de auditoría de cada carga y cada reemplazo.

13. Indicadores

Indicador	Fórmula	Meta	Fuente
Documentos vigentes	Documentos vigentes ÷ documentos obligatorios	100 %	Registro corporativo
Vencimientos próximos	Documentos que vencen dentro de 30 días	Gestionados antes del vencimiento	Registro corporativo
Atraso máximo	Días desde el vencimiento más antiguo no renovado	0	Registro corporativo
Revisión mensual	Revisiones ejecutadas ÷ meses transcurridos	100 %	Bitácora

14. Riesgos y controles

Riesgo	Control	Tipo
Operar sin acreditar personalidad jurídica	Revisión mensual + indicador de atraso	Detectivo
Uso de una versión antigua como si fuera vigente	Versionado automático; una sola versión vigente por ranura (C5)	Preventivo
Pérdida del historial documental	El reemplazo archiva, nunca borra	Preventivo
Acceso indebido al registro corporativo	Rol de administrador + segundo factor (C1)	Preventivo
Carga de un documento no oficial	Revisión del emisor antes de marcar vigente; los trámites se anotan, no se cargan	Preventivo

15. Normativa y referencias

• Ley 20.500, sobre asociaciones y participación ciudadana en la gestión pública.
• Título XXXIII del Libro I del Código Civil, sobre corporaciones y fundaciones.
• Ley 21.719, sobre protección de datos personales.
• GOV-004, control de versiones documentales — regla general que este protocolo particulariza.

16. Anexos y formularios vinculados

• Registro corporativo, con las siete ranuras del §7.
• Checklist mensual de vencimientos.

17. Implementación en el sistema

El protocolo está implementado. Corresponde a la sección de documentos corporativos de /admin/documentos, respaldada por la tabla organization_documents.

Elemento del protocolo	Dónde vive
Ranuras del §7	Constante CORPORATE_DOC_SLOTS
Control C1	Guarda de administrador con segundo factor en el servidor
Controles C2 a C4	Validación de ranura, título y archivo antes de escribir
Versionado del paso 5	Campo de historial de versiones, con fecha y responsable
Estados del §10	active, expired, archived
Control C6	Registro de auditoría de cada operación

Brecha conocida: el paso al estado vencido y la revisión mensual son manuales. El sistema almacena la fecha de validez pero no emite alerta automática al acercarse el vencimiento. El indicador de vencimientos próximos se calcula revisando el registro. Mientras eso siga así, la revisión mensual del paso 7 es el único control que impide operar con documentación vencida.

18. Historial de versiones

Versión	Fecha	Cambio	Autor
1.0	2026-08-28	Versión inicial, derivada del registro corporativo auditado	Admin documental